PHÒNG CÔNG CHỨNG
I. Vị trí, chức năng
Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp có thu, trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Hậu Giang, chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tư pháp và Bộ Tư pháp về công tác công chứng. Phòng Công chứng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, trụ sở của Phòng Công chứng đặt tại Sở Tư pháp Hậu Giang.
Phòng Công chứng có chức năng thực hiện chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính xác thực, hợp pháp không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
II. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Phối hợp với các phòng chuyên môn của Sở Tư pháp giúp Giám đốc Sở Tư pháp xây dựng đề án, kế hoạch, thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác công chứng tại địa phương.
2. Công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng.
3. Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực giấy tờ theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bảo sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
4. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lập báo cáo dự toán thu, chi và báo cáo thanh quyết toán tài chính hàng năm theo quy định.
5. Quản lý công tác tổ chức, lưu trữ hồ sơ công chứng, quản lý sử dụng tài sản của đơn vị theo đúng quy định.
6. Tổ chức thực hiện tốt công tác tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền.
7. Thực hiện các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng do Giám đốc Sở Tư pháp giao.
III. Cơ cấu tổ chức và biên chế
1. Phòng Công chứng có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng (không quá 02 người), các Công chứng viên, kế toán, thủ quỹ và viên chức khác.
a) Trưởng phòng là người đứng đầu đơn vị, quản lý và điều hành mọi hoạt động của Phòng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám đốc Sở về toàn bộ hoạt động của Phòng.
b) Phó Trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, thực hiện một số nội dung công việc cụ thể do Trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả thực hiện các nội dung công việc đó. Khi Trưởng phòng đi vắng, một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy quyền điều hành các hoạt động của phòng.
c) Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng công chứng thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo quy định về phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức.
2. Biên chế của Phòng Công chứng là biên chế sự nghiệp, số lượng do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định trên tổng số biên chế sự nghiệp được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao.
---------------------------------------------------------------------------
NOTARY
I . Position, function
Notary Office is a non-business unit with revenue, under the Department of Justice of Hau Giang province, subject to the professional guidance of the Department of Justice and the Ministry of Justice on notarization work. The Notary Office has legal status, has its own seal and account, and its head office is located at Hau Giang Department of Justice.
The Notary Office has the function of certifying the authenticity and legality of contracts and other civil transactions in writing (hereinafter referred to as contracts and transactions), authenticity, legality and not contrary to morality of the translation of a document or document from Vietnamese into a foreign language or from a foreign language into Vietnamese (hereinafter referred to as the translation) which must be notarized as required by law, or an individual or organization request notarization.
II. Duties and powers
1. Coordinating with specialized divisions of the Department of Justice to assist the Director of the Department of Justice in formulating schemes and plans, and performing the function of advising the Provincial People's Committees on state management of notary work in local.
2. Notarization of contracts and transactions in accordance with the Law on Notarization.
3. Authentication of copies from originals, authentication of papers in accordance with the Decree No. 23/2015/ND-CP dated February 16, 2015 by the Government on issuance of copies from original books, certification of copies from original, signature authentication and contract and transaction authentication.
4. Develop work programs and plans, make reports on revenue and expenditure estimates and annual financial settlement reports according to regulations.
5. Manage the organization, storage of notarized documents, management and use of assets of the unit in accordance with regulations.
6. Well organize the reception of people and settle complaints and denunciations according to the competence.
7. To perform tasks related to the functions and tasks of the Division assigned by the Director of the Department of Justice.
III. Organizational structure and staffing
1. The Notary Office has its Head, Deputy Heads (no more than 02 people), Notaries, accountants, treasurers and other public employees.
a) The Head of Division is the head of the unit, manages and directs all activities of the Division, is responsible before the law and the Director of the Department for all activities of the Division.
b) The Deputy Head is an assistant to the Head of the Division, performs a number of specific work tasks assigned by the Head of the Division and is responsible to the Head of the Division for the results of the implementation of such tasks. When the Head of Division is away, a Deputy Head of Division is authorized by the Head of Division to run the activities of the Division.
c) The appointment and dismissal of the Head and Deputy Head of the Notary Office shall comply with the provisions of law or regulations on decentralization of management of cadres, civil servants and public employees.
2. The payroll of the Notary Office is the non-business payroll, the number of which is decided by the Director of the Department of Justice out of the total number of non-business payroll assigned by the Chairman of the Provincial People's Committee.
