VĂN PHÒNG SỞ TƯ PHÁP
I. Vị trí, chức năng Văn phòng Sở
Văn phòng là đơn vị thuộc Sở Tư pháp, chịu sự quản lý chỉ đạo toàn diện về tổ chức và hoạt động của Giám đốc Sở Tư pháp, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của Sở, Ngành; xây dựng, tổng hợp, đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện chương trình công tác của Sở; thực hiện quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, công chức, viên chức, đào tạo, bồi dưỡng, công tác thi đua khen thưởng; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Sở và công tác quản trị nội bộ.
II. Nhiệm vụ và quyền hạn
Tham mưu cho Giám đốc Sở:
1. Trình Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Dự thảo nghị quyết, quyết định và các văn bản khác thuộc phạm vi thẩm quyền ban hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh trong lĩnh vực được Giám đốc Sở phân công.
b) Dự thảo kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm và các đề án, dự án, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Sở;
c) Dự thảo văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh đối với cấp Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Sở Tư pháp; Trưởng, Phó trưởng phòng Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
2. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:
Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Sở.
3. Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án đã được cấp có thẩm quyền quyết định, phê duyệt thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Nhà nước về công tác tư pháp được Giám đốc Sở giao.
4. Về xây dựng, tổng hợp, đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện chương trình công tác của Sở
a) Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác dài hạn, hàng năm (tuần, tháng, quý, năm); tổ chức triển khai, đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.
b) Tổ chức thực hiện công tác báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Sở, Ngành theo quy định.
5. Về điều hành và quản lý hoạt động của Sở
a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu trình Giám đốc, các Phó Giám đốc kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đó trước khi trình lãnh đạo Sở xem xét, giải quyết.
b) Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo Sở đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo đó.
c) Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Sở với các cơ quan cấp trên, các sở, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác.
6. Về tổ chức bộ máy, biên chế, công chức, viên chức, đào tạo và bồi dưỡng
a) Tổng hợp, xây dựng kế hoạch biên chế hàng năm để Giám đốc Sở đề nghị cơ quan có thẩm quyền phân bổ theo quy định.
b) Tham mưu tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, nâng ngạch, chuyển ngạch, nâng lương; quy hoạch công chức, viên chức; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm, từ chức; nghỉ hưu, thôi việc; tiếp nhận, điều động, biệt phái, chuyển công tác, định kỳ chuyển đổi vị trí công tác; đánh giá công chức, viên chức; kê khai tài sản, thu nhập; quản lý hồ sơ công chức, viên chức; kỷ luật; giải quyết các chế độ và chính sách khác đối với công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc Sở trong việc thực hiện đào tạo và bồi dưỡng công chức, viên chức theo quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt.
d) Theo dõi tình hình về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, đào tạo và bồi dưỡng của cơ quan tư pháp địa phương.
7. Về thi đua - khen thưởng
a) Làm nhiệm vụ của Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Sở.
b) Xây dựng kế hoạch, tổ chức chỉ đạo các phong trào, phát động các đợt thi đua ngắn hạn trong năm; chỉ đạo việc tổng kết, bình xét thi đua năm theo đúng hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh; kịp thời đề xuất khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích đóng góp cho công tác tư pháp.
8. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu trong cơ quan theo quy định của pháp luật và của Sở.
b) Tiếp nhận các loại công văn, tài liệu và các văn bản khác của cơ quan khi được lãnh đạo Sở xem xét ký ban hành. Các loại công văn, giấy tờ, tài liệu có tính chất “Mật” hoặc “Hỏa tốc”, “Khẩn” phải được xử lý kịp thời và phân phối ngay cho người có trách nhiệm tiếp nhận.
c) Trực tiếp in ấn, phát hành biểu mẫu hộ tịch, lý lịch tư pháp.
9. Về tài sản, tài chính
a) Quản lý tài sản, tài chính của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Xây dựng kế hoạch, định mức sử dụng kinh phí hàng năm, theo dõi quá trình thực hiện, báo cáo quyết toán, kiểm tra định kỳ theo hướng dẫn của cơ quan tài chính.
10. Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính và cải cách thủ tục hành chính đối với các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở Tư pháp.
11. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Sở và các tổ chức, cá nhân có liên quan tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Tư pháp.
12. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và theo sự phân công của Giám đốc Sở.
III. Cơ cấu tổ chức và biên chế
1. Văn phòng Sở có Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, kế toán, văn thư, thủ quỹ, các chuyên viên và nhân viên khác.
a) Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Sở và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
b) Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, thực hiện một số nội dung công việc cụ thể do Chánh Văn phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng đi vắng, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quyền điều hành các hoạt động của Văn phòng.
c) Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thực hiện theo quy định của pháp luật.
2. Biên chế của Văn phòng Sở là biên chế hành chính nhà nước, số lượng do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định trên tổng số biên chế hành chính do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao.
-------------------------------------------------------
THE DEPARTMENT’S OFFICE
I. Position, functions of the Department’s Office
The Office is a unit under the Department of Justice, under the comprehensive management and direction of the Director of the Department of Justice, with the function of advising and assisting the Director of the Department to lead, direct, administer and manage the activities of the Department of Justice and Branch; formulating, synthesizing, urging and monitoring the implementation of the Department's work program; perform the management of organizational apparatus, payroll, civil servants and public employees, training, retraining, emulation and commendation work; organizing the implementation of administrative, clerical and archival work; manage material and technical facilities, assets, operating funds, ensure means and working conditions for general service of the Department's operations and internal administration.
II. Duties and powers
Advise the Director of the Department:
1. Submit to the Provincial People's Committee:
a) Draft resolutions, decisions and other documents falling within the promulgation competence of the People's Council and the Provincial People's Committee in the field assigned by the Director of the Department.
b) Draft long-term, 5-year, annual plans and schemes, projects, programs and measures to organize the implementation of State administrative reform tasks under the State management scope of the Department;
c) Draft the document specifying conditions and title criteria for heads and deputy heads of divisions under the Department of Justice; heads and deputy heads of Justice Divisions of People's Committees of districts, town and cities under the Province.
2. Submit to the Chairman of the Provincial People's Committee:
Draft decision on establishment, merger and dissolution of organizations under the Department.
3. Guide, examine and organize the implementation of legal documents, plannings, plans, programs, schemes and projects already decided and approved by competent authorities within the scope and the State management authority over judicial work is assigned by the Director of the Department.
4. Regarding building, synthesizing, urging and monitoring the implementation of the Department's work program.
a) Formulate working programs, long-term and annual work plans (week, month, quarter and year); organize the implementation, urge and monitor the implementation of such programs and plans.
b) Organize periodical and irregular reporting, preliminary and final reviews on the performance of tasks of the Departments and Branch according to regulations.
5. Regarding the operation and management of the Department's activities
a) Receive dossiers and documents and submit them to the Director and Deputy Directors for checking and commenting on such dossiers and documents before submitting them to the Department's leaders for consideration and settlement.
b) Notify conclusions and directions of the Department's leaders to relevant agencies, units and individuals and monitor, urge the implementation of those conclusions and directions.
c) Act as the focal point to receive information, maintain relationships between the Department and superior agencies, departments, branches, localities and other agencies and organizations.
6. Regarding the organizational apparatus, payroll, civil servants, public employees, training and retraining
a) Summarize and develop an annual payroll plan for the Director of the Department to request the competent agency to allocate according to regulations.
b) Advise on the implementation of recruitment, appointment to rank, rank promotion, change of rank, raise salary; planning of civil servants and public employees; appointment, re-appointment, rotation, dismissal, resignation; retirement, job termination; receiving, dispatching, seconding, transferring, periodically changing working positions; assessment of civil servants and public employees; declaration of assets and income; manage records of civil servants and public employees; discipline; settle other regimes and policies for civil servants and public employees according to the provisions of law and decentralization of the Provincial People's Committee.
c) Guide, inspect and urge divisions under the Department in the implementation of training and retraining of civil servants and public employees according to the approved plannings and plans.
d) Monitor the situation of organizational apparatus, payroll, staff, training and retraining of local judicial agencies.
7. Regarding the emulation - reward
a) Perform the duties of the Standing Committee of the Department's Emulation - Commendation.
b) Formulating plans, organizing and directing movements, launching short-term emulation sessions during the year; direct the review and evaluation of the annual emulation in accordance with the guidance of the Ministry of Justice and the Standing Committee of the Provincial Emulation - Commendation; promptly propose to reward collectives and individuals with outstanding achievements in judicial work.
8. Regarding administrative work, clerical work, archiving
a) Organize administrative work, clerical, archiving, communication and confidentiality of information and documents in the agency according to the provisions of law and of the Department.
b) Receive all kinds of official letters, documents and other documents of the agency when considered and signed by the Department's leaders. All kinds of official documents, papers and documents of the nature of "Confidential" or "Express", "Urgent" must be promptly handled and immediately distributed to the person responsible for receiving.
c) Directly print and distribute civil status and judicial record forms.
9. Regarding assets, finance
a) Manage assets and finances of the Department according to the provisions of law and decentralization of the Provincial People's Committee.
b) Develop annual plans and use norms of funds, monitor the implementation process, report on settlement, periodically check under the guidance of financial agency.
10. Perform the task of controlling administrative procedures and reforming administrative procedures for the fields under the management of the Department of Justice.
11. To Preside over and coordinate with units under the Department and relevant organizations and individuals in organizing research and application of science and information technology in the fields under the scope of state management of the Justice Department.
12. To guide and inspect the implementation of the mechanism of autonomy and self-responsibility by public non-business units under the Department of Justice in accordance with law.
13. Perform other duties as prescribed by law and as assigned by the Director of the Department.
III. Organizational structure and staffing
1. The Department's office has Chief of Office, Deputy Chief of Office, accountant, clerk, treasurer, specialists and other staff.
a) The Chief of Office is the head of the Office, responsible to the Director of the Department and before the law for all activities of the Department’s Office and the performance of assigned functions, tasks and powers.
b) Deputy Chief of Office is an assistant to the Chief of Office, performing a number of specific tasks assigned by the Chief of Office and is responsible before the Chief of Office and before the law for the assigned tasks. When the Chief of Office is absent, the Deputy Chief of Office is authorized by the Chief of Office to run the activities of the Office.
c) The appointment and dismissal of Chief of Office and Deputy Chief of Office shall be complied with the provisions of law.
2. The payroll of the Department's Office is the state administrative payroll, the number of which is decided by the Director of the Department of Justice out of the total number of administrative staff assigned by the Chairman of the Provincial People's Committee.
